Entri Populer

Kamis, 03 November 2011

ADMINISTRASI PKK


BAB I

 PENGERTIAN DAN TUJUAN





A.    Pengertian



Administrasi PKK adalah sistem pengelolaan yang yang berhubungan dengan kelembagaan PKK beserta dokumentasinya di setiap jenjang yang meliputi pencataan, pendataan, pelaporan dan pengarsipan yang dilakukan secara manual maupun menggunakan Teknologi Informasi (TI).

Administrasi PKK secara garis besar mencakup Administrasi Umum dan Administrasi Keuangan.

Administrasi Umum adalah suatu usaha untuk mencapai tujuan dengan melaksanakan kegiatan administrasi, tulis menulis atau ketatausahaan yang dilakukan secara teratur, tertib dan terarah.

Administrasi Keuangan adalah tata cara penyelenggaraan dan pengelolaan keuangan yang dilakukan secara teratur dan terarah sesuai dengan sumber dana dan peraturan/ ketentuan yang berlaku, sehingga tercipta tertib penggunaan dan pertanggung jawabannnya.



B.    Tujuan

        1.     Tujuan Umum

               TP PKK di setiap jenjang dan Kader PKK mengetahui dan memahami penyelenggaraan administrasi PKK secara baik dan benar.

        2.     Tujuan Khusus

               a.     Meningkatnya pengetahuan dan pemahaman, bagi pelaksana dan penanggung jawab administrasi PKK.

               b.     Terciptanya keseragaman format data dan kesamaan pemahaman dan mekanisme administrasi yang baik dan benar.

               c.     Terciptanya koordinasi, integrasi dan sinkronisasi di bidang administrasi PKK.




BAB II

ADMINISTRASI PKK





A.    Administrasi Umum

        1.     Surat

Surat adalah salah satu alat komunikasi atau alat penyampaian berita secara tertulis yang berisikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain dari si pengirim surat kepada pihak lain.



        2.     Macam-Macam Surat

               Ada beberapa macam/jenis surat yaitu:

               a.     Keputusan

               b.     Surat Kuasa

               c.     Surat Keterangan

               d.     Surat Biasa

               e.     Surat Edaran

               f.     Surat Pengumuman

               g.     Surat Undangan

               h.     Surat Pengantar

               i.      Surat Tugas

               j.     Piagam/Penghargaan

               k.     Lembar Disposisi



               Penjelasan

               a.     Keputusan

                       Berisi suatu keputusan tentang segala permasalahan dan kebijaksanaan yang dipandang perlu untuk dikeluarkan surat Keputusan:

                       1)    Keputusan harus mempunyai dasar dan landasan

                       2)    Dicantumkan tempat, tanggal, bulan dan tahun Keputusan dikeluarkan.



                       3)    Keputusan dikeluarkan untuk :

                              a)   Mengangkat/ memberhentikan Ketua TP PKK setingkat dibawahnya

                              b)   Mensahkan berlaku atau tidak berlaku lagi suatu keputusan/ kebijaksanaan

                               c)   Membentuk Kepanitiaan

                              d)   Pemberhentian Anggota TP PKK ditingkatnya

                              e)   Menetapkan/ mensahkan hasil  pemenang lomba.



                       Contoh  : KEP, Lampiran III - 1.



               b.     Surat Kuasa

                       1)     Surat Kuasa adalah surat yang berisi pemberian kuasa.

                       2)     Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu.

                       3)     Surat Kuasa diberi batasan kewenangan yang dilimpahkan.

                       4)     Surat Kuasa diberikan dengan penentuan batas waktu berlaku.



                       Contoh : Surat Kuasa, Lampiran III - 2



               c.     Surat Keterangan

                       Surat yang memberikan keterangan dengan maksud memberikan penjelasan tentang sesuatu (memberikan identitas)

                      

                       Contoh : Surat Keterangan, Lampiran III - 3



               d.     Surat Biasa

                       Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, berisi: 

                       1).    Pemberitahuan

                       2).    Permintaan

                       3).    Sanggahan

                       4).    Pertanyaan

                       5)     Pernyataan

                       6)     Tanggapan dan lain-lain

              

                       Contoh : Surat Biasa,  Lampiran III - 4



               e.     Surat Edaran

                       Surat Edaran mempunyai ciri-ciri :

                       1)    Ditujukan kepada beberapa orang

                       2)    Merupakan petunjuk atau penjelasan dari suatu surat Keputusan.



                       Contoh : Surat Edaran, Lampiran III – 5



               f.     Surat Pengumuman

                       Surat Pengumuman ditujukan kepada TP PKK, berisi pemberitahuan yang bersifat umum.



                       Contoh : Surat Pengumuman, Lampiran III - 6.



               g.     Surat Undangan

                       Surat Undangan adalah surat yang mengandung suatu harapan atas kehadiran si penerima undangan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan/dicantumkan dalam undangan.

              

                       Contoh : Surat Undangan, Lampiran III - 7.

              

               h.     Surat Pengantar

                       Surat Pengantar adalah surat yang mempunyai ciri-ciri :

                       1)     Ditujukan kepada TP PKK / pihak lain yang dituju

                       2)     Dipergunakan untuk pengiriman barang atau surat tertentu



                       Contoh : Surat Pengantar, Lampiran III - 8.







               i.      Surat Tugas

                      1)     Surat Tugas berisi suatu pemberian tugas kepada TP PKK, satu orang atau lebih, untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu

                       2)     Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu.

                       3)     Surat Tugas ada yang diberi batasan jangka waktu tertentu yang disesuaikan dengan sifat tugas yang dipercayakan

                       4)     Adakalanya Surat Tugas dilengkapi dengan surat jalan



                       Contoh : Surat Tugas, Lampiran III - 9.



               j.     Piagam Penghargaan

                       Adalah penghargaan yang diberikan kepada anggota/perorangan atau pihak lain yang dianggap perlu atas prestasi yang telah dicapai selama dalam melaksanakan tugas



                       Contoh : Surat Penghargaan, Lampiran III - 10.



               k.     Lembar Disposisi

                       Lembar Disposisi ditempelkan pada surat/ dokumen yang diajukan kepada Pimpinan guna mendapatkan petunjuk/ tanggapan Pimpinan untuk tindak lanjut sesuai dengan isi/ maksud surat/dokumen.



                       Contoh : Lembar Disposisi, Lampiran III - 11.



        3.     Nomor dan Kode Surat

Untuk mempermudah dalam pencarian hubungan antara satu surat dengan surat berikutnya, maka surat-surat organisasi diberi nomor urut dan kode surat. Kode surat adalah tanggal, nomor, lampiran dan perihal surat.


Khusus untuk surat Keputusan, menggunakan Agenda tersendiri.



               Apabila isi surat bersifat umum maka digunakan kode “Skr”, dan apabila isinya menyangkut kegiatan Pokja, menggunakan kode “Pokja” dan penulisannya adalah sebagai berikut :

               a.     No. Urut / Skr / PKK …..... (sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/ Tahun



                       Contoh : 117/Skr/PKK.Prov/V/2004



               b.     No. urut/Pokja ……. (I s.d IV)/PKK ……. ( sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/Tahun



                       Contoh : 125/Pokja III/PKK.Kec/VI/2004



        4.     Tata Cara Pembuatan Surat

a.      Konsep surat disiapkan oleh Sekum/ Sekretaris didaerah, Pokja dan Ketua/Wakil Ketua didaerah.

b.      Setiap net konsep surat yang akan diajukan kepada Ketua Umum/Ketua, diparaf (di sebelah kanan nama penandatangan) oleh sipembuat konsep surat dan Sekretaris Umum/Sekretaris disampaikan melalui Sekretaris Umum/Sekretaris.

c.       Setelah surat ditandatangani oleh Ketua Umum/ Ketua TP PKK, si pembuat konsep surat mendapatkan copy surat, bersamaan dengan pengiriman surat keluar.



        5.     Penandatanganan Surat

               Yang berwenang untuk menandatangani Keputusan adalah :

               a.     TP PKK Pusat, oleh Ketua Umum TP PKK.

               b.     TP PKK Provinsi sampai  dengan TP PKK Desa/ Kelurahan oleh Ketua.

               Untuk surat-surat keluar lainnya yang menandatangani adalah Ketua Umum/ Ketua di Daerah atau Ketua/Wakil Ketua yang ditunjuk dengan tanggung-jawab tetap pada Ketua Umum di Pusat/Ketua di Daerah.

Sedang Surat Pengantar dan surat-surat yang sifatnya intern dapat ditanda tangani oleh Sekretaris Umum/Sekretaris di Pusat atau oleh Sekretaris/Wakil Sekretaris di Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua Umum/Ketua, sebagai laporan.





        6.     Distribusi dan Penyimpanan Surat

a.      Semua surat keluar yang sudah ditandatangani, dicatat di buku Agenda Surat Keluar dan diberi nomor serta distempel/cap.

b.      Semua arsip surat keluar/ masuk harus disimpan dengan baik dan rapi, dimasukkan ke dalam Kotak Arsip yang sudah ditentukan menurut ketentuan di kantor TP PKK.

c.      Semua surat yang masuk dicatat dalam Buku Agenda, diberi Lembar Disposisi, kemudian pada hari itu juga diteruskan kepada Ketua Umum di Pusat/ Ketua di daerah. Surat diterima kembali oleh Sekretaris Umum/ Sekretaris untuk ditindaklanjuti/ diteruskan sesuai isi disposisi.



        7.     Buku Administrasi

               a.     Enam Buku Wajib PKK

                       Digunakan untuk mencatat keadaan dan kegiatan PKK dari tingkat Desa/ Kelurahan sampai dengan tingkat Pusat yaitu:

                       1).    Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK

                              Digunakan untuk mencatat daftar nama Anggota TP PKK dan Kader PKK di tingkat desa/kelurahan. 

                              Contoh  :  Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK serta cara pengisiannya, Lampiran III – 12a dan 12b.



                       2).    Buku Agenda Surat Masuk/ Keluar

                              Untuk mencatat surat-surat yang masuk (diterima) dan surat-surat yang keluar (dikirim)

                              Contoh :   Buku Agenda Surat Masuk / Keluar dan cara pengisiannya, Lampiran III - 13.



                       3).    Buku Keuangan

                              Untuk mencatat jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran anggaran untuk kegiatan TP PKK.

                              Contoh  : Buku Keuangan dan cara pengisiannya, Lampiran III – 14







                       4).    Buku Notulen

                              Untuk mencatat jalannya rapat/pertemuan serta hasil-hasilnya pada setiap rapat/ pertemuan yang diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK. Setiap notulen harus ditandatangani oleh pembuat notulen dan disahkan dengan ditandatangani oleh pimpinan rapat meliputi :

                              1)     Tanggal rapat/pertemuan.

                              2)     Waktu/Jam mulainya rapat/pertemuan.

                              3)     Tempat rapat/pertemuan.

                              4)     Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat pleno

                              5)     Isi Notulen rapat/pertemuan mencakup :

                                      -      Pimpinan rapat

                                      -      Jumlah yang diundang

                                      -      Jumlah yang hadir

                                      -      Jumlah yang tidak hadir

                                      -      Susunan acara

                                      -      Uraian jalannya rapat/pertemuan

                                      -      Kesimpulan rapat

                                      -      Penutup



                       5).    Buku Inventaris

                              Untuk mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor TP PKK, di setiap jenjang

                             

                              Contoh : Buku Inventaris dan cara pengisiannya, Lampiran III – 15



                       6).    Buku Kegiatan

                              Untuk mencatat setiap kegiatan yang diadakan/ diikuti oleh TP PKK.

                              Setiap selesai melaksanakan kegiatan, yang mendapatkan tugas menandatangani buku kegiatan ini. Apabila yang bertugas terdiri dari beberapa orang, yang tanda tangan cukup seorang saja yang menjadi Ketua dari kelompok yang sedang melaksanakan kegiatan dengan mencantumkan juga seluruh nama-nama pelaksana lainnya.

                             

                              Contoh : Buku Kegiatan dan cara pengisiannya,

                              Lampiran III - 16



                              Apabila diperlukan dapat menambah buku lain misalnya : Buku Tamu.

              

                      Catatan :

                       Setiap akhir tahun buku-buku tersebut ditutup/diberi garis batas dan direkap/ diadakan penjumlahan (bagi yang dapat dijumlah) dan disimpulkan sehingga setiap tahun tidak perlu mengganti buku. Hasil rekapitulasi dan kesimpulannya dijadikan bahan penyusunan laporan berkala mengenai kegiatan yang sudah dilaksanakan.



               b.     Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, RW, RT dan Kelompok Dasawisma meliputi :

                       1)     Buku /Catatan Kelompok PKK Dusun/ Lingkungan:

                              a)     Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Warga (RW)

                              b)     Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok RW

                              c)     Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RW.

                       2)     Buku/Catatan Kelompok PKK Rukun Warga:

                              a)     Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Tetangga (RT)

                              b)     Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok RT

                              c)     Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RT.

                       3)     Catatan Kelompok PKK Rukun Tetangga

                              a)     Rekapitulasi data warga dari kelompok Dasawisma.

                              b)     Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok Dasawisma

                              c)     Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok Dasawisma.

                       4)     Catatan Kelompok Dasawisma

                              a)     Data Warga TP – PKK (Data Primer)

                              b)     Data keluarga

                              c)     Data Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita

       

                       Penjelasan Buku/Catatan:

                       1.     Data Warga TP-PKK (Data Primer, Lampiran III – 17-1a)

                              Data yang diambil dari warga binaan PKK yang diisi oleh masing-masing anggota keluarga

                       2.     Data Keluarga (Data Primer, dan Lampiran 17-1b)

                              Data yang diambil dari keluarga berdasarkan rumah yang di data.

                       3.     Catatan Data dan Kegiatan Warga

                              Untuk mengetahui jumlah, keadaan dan kegiatan-kegiatan yang diikuti dari anggota keluarga.

                              Rekapitulasi  Catatan data dan Kegiatan Warga, secara berjenjang dilakukan pada kelompok Dasawisma, Kelompok  PKK RT, Kelompok PKK RW, Kelompok PKK Dusun/lingkungan, TP-PKK Desa/Kelurahan dan seterusnya.

                             

                              Contoh : Catatan Data dan Kegiatan Warga,

                              (Lampiran III – 18)

       

                              Cara pengisian dan contoh pengisiannya :

                              a.     Kelompok Dasawisma, Lampiran III - 19a.

                              b.     Kelompok PKK RT, Lampiran III - 19b.

                              c.     Kelompok PKK RW, Lampiran III - 19c.

                              d.     Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, Lampiran III - 19d

                              e.     TP PKK Desa/Kelurahan s.d TP PKK Pusat,

                                      Lampiran III 20a - 20e.

                       4.     Catatan Ibu Hamil, Melahirkan, Nifas, Ibu Meninggal, Kelahiran Bayi, Bayi Meninggal Dan  Kematian Balita.

                              Untuk mengetahui adanya kelahiran dan atau kematian bayi serta mengetahui apabila ada ibu hamil, melahirkan dan nifas meninggal serta mengetahui baik si ibu maupun bayi yang dikandung/ dilahirkan meninggal atau dua-duanya meninggal.

                              Contoh : Catatan Ibu Hamil, Melahirkan, Nifas, Ibu Meninggal, Kelahiran Bayi,  Bayi Meninggal Dan  Kematian Balita, cara pengisian dan contoh pengisiannya :

                              a.     Kelompok Dasawisma, Lampiran III - 21a.

                              b.     Kelompok PKK RT, Lampiran III - 21b.

                              c.     Kelompok PKK RW, Lampiran III - 21c.

                              d.     Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, Lampiran III - 21d.

                              e.     TP PKK Desa/Kelurahan sampai dengan tingkat pusat, Lampiran III - 22a s.d Lampiran III - 22e.



                       5.     Data Kegiatan

                              Setiap jenjang TP PKK dari Pusat sampai dengan Desa/ Kelurahan, memiliki data kegiatan, baik yang berupa papan data maupun lembar data kegiatan.

                              Data kegiatan tersebut meliputi:

                              a.     Data Umum TP PKK, Lampiran III - 23a s.d 23e

                              b.     Data Kegiatan Pokja I, Lampiran III - 24

                              c.     Data Kegiatan Pokja II, Lampiran III - 25

                              d.     Data Kegiatan Pokja III, Lampiran III - 26

                              e.     Data Kegiatan Pokja IV, Lampiran III - 27

                              f.      Data Posyandu:

                                      1)     Papan/ Lembar Data Jumlah Pengunjung/ Petugas Posyandu, Lampiran III - 28

                                             Berada di lokasi dimana Posyandu berada, serta di Desa/ Kelurahan.

                                             Di Desa/ Kelurahan merupakan rekapitulasi/ penjumlahan dari Posyandu-posyandu yang ada di Desa/ Kelurahan tersebut. Kegunaannya untuk mencatat ibu-ibu/bayi dan anak balita yang datang memerlukan pelayanan Posyandu.

                                      2)     Papan/ Lembar Data Kegiatan Posyandu, Lampiran III - 29

                                             Merupakan catatan tentang keadaan dan hasil-hasil kegiatan yang dilaksanakan, untuk mengetahui pencapaian hasil kegiatan yang dilaksanakan.

       

B.    Administrasi Keuangan

        1.     Pengelolaan Keuangan

               Pengelola Keuangan TP PKK adalah Bendahara TP PKK.

               a.     Tugas dan Fungsi Bendahara

                       1)     Menyelenggarakan administrasi keuangan TP PKK sesuai ketentuan yang ada dan administrasi keuangan yang berlaku.

                       2)     Mengerjakan pembukuan dengan rapi dan benar sesuai ketentuan yang berlaku.

                       3)     Menyimpan dan menyusun bukti pengeluaran dan penerimaan keuangan serta surat berharga.

               b.     Sumber  Dana

                       Sumber dana TP PKK berasal dari swadaya masyarakat, bantuan pemerintah dan bantuan lain yang sah dan tidak mengikat.

               c.     Penggunaan Dana

                       Dana-dana yang ada di TP PKK dapat dipergunakan untuk :

                       1)     Kegiatan pelaksanaan  10 Program Pokok PKK.

                       2)     Monitoring, Supervisi,  Evaluasi dan Pelaporan.

                       3)     Pengembangan kegiatan-kegiatan TP PKK.

                       4)     Rakernas, Rakon, Rakerda, Rapat-rapat dan pertemuan-pertemuan lainnya.

                       5)     Pemberian penghargaan dan hadiah-hadiah lomba.

                       6)     Keperluan rutin kantor.

               d.     Penerimaan Uang

                       1)     Yang berhak menerima uang untuk dan atas nama TP PKK adalah Ketua Umum di Pusat, dan Ketua di Daerah.

                       2)     Uang diteruskan kepada Bendahara, disertai bukti penerimaan sesuai peraturan yang berlaku.

               e.     Pengeluaran Uang

                       Pengeluaran uang dilakukan oleh Bendahara dan disetujui oleh Ketua Umum di Pusat/ Ketua di Daerah.

                       1)     Tanda bukti pengeluaran ditandatangani oleh yang menerima dan Bendahara yang mengeluarkan serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Umum/ Ketua di Daerah, dibuat rangkap tiga.

                       2)     Penulisan kwitansi harus jelas. Tulisan menerima, agar disebutkan menerima dari :

                              a)     Ketua Umum TP PKK di Pusat.

                              b)     Ketua TP PKK di Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan.



        2.     Pembukuan Keuangan

               Setiap Bendahara menyelenggarakan pembukuan yang dicatat dalam buku Keuangan TP PKK.

               Buku yang digunakan oleh Bendahara berupa :

               a.     Buku Kas Umum

               b.     Buku Kas Harian, jika diperlukan

               c.     Buku Bank, jika diperlukan

               d.     Buku Bantu lainnya, sesuai kebutuhan



        3.     Tata Cara Pengajuan Anggaran

               a.     Setiap penggunaan biaya harus melalui proses perencanaan dengan menyusun program kerja dan anggaran dalam jangka waktu tertentu, yang disetujui dan ditetapkan dalam rapat pleno, kemudian diajukan kepada pihak sumber dana yang ada.

               b.     Proses selanjutnya sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku/ yang ditetapkan oleh pemberi dana.



        4.     Surat Pertanggung Jawaban

               a.     Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) ditandatangani oleh Bendahara dan diketahui Ketua Umum di Pusat atau Ketua di Daerah atau yang ditunjuk.

               b.     Ketentuan-ketentuan mengenai SPJ agar dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

               c.     Pertanggungjawaban keuangan tahunan dan pada waktu serah terima Ketua Umum/Ketua di daerah perlu didahului dengan verifikasi.


BAB III

PELAPORAN, PENDATAAN DAN PENGARSIPAN





A.    Pelaporan



        1.     Macam-macam laporan

               Menurut sifat dan kegunaannya, laporan dibagi dalam 2 macam yaitu :



               a.     Laporan Umum

                       1)     Laporan Umum yaitu laporan kegiatan PKK secara umum yang meliputi keadaan dan kegiatan PKK/ pelaksanaan program kerja.

                       2)     Laporan Umum dapat dijadikan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan program kerja dan merupakan rekapitulasi untuk dijadikan landasan program kerja baru yang dikirimkan kepada Ketua Dewan Penyantun setempat dan Ketua TP PKK setingkat di atasnya.

                       3)     Memori Serah Terima Ketua Umum/Ketua TP PKK di Daerah sebagai pertanggungjawaban dalam melaksanakan tugas.

                       4)     Contoh Laporan Umum adalah Laporan Tahunan dan Memori Serah Terima.



               b.     Laporan Khusus

                       Laporan Khusus merupakan laporan yang bersifat insindentil, dibuat menurut kebutuhan, antara lain :

                       1)     Laporan Penyelenggaraan Rapat Kerja Nasional, Rapat Kerja Nasional Luar Biasa, Rapat Konsultasi dan Rapat Kerja Daerah.

                       2)     Laporan Penyelenggaraan Loka Karya, Seminar, Penataran, Studi Banding dan sebagainya.

                       3)     Laporan kegiatan tertentu yang dibuat berdasarkan permintaan.







        2.     Sistimatika Laporan

               a.     Sistimatika Laporan Umum disusun sistimatikanya sebagai berikut :

                       1)     Pendahuluan

                              Dalam pendahuluan dapat dituliskan mengenai :

                              a)     Dasar pembuatan laporan

                              b)     Maksud dan tujuan pembuatan laporan

                              c)     Jangka waktu pelaporan

                       2)     Pelaksana Kegiatan

                              a)     Secara umum berisi kegiatan-kegiatan dari :

                                      (1)   Sekretariat

                                      (2)   Keuangan

                                      (3)   Kegiatan Pokja-pokja

                              b)    Secara khusus, berisi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh TP PKK yang belum tercakup dalam kegiatan diatas.

                                      Misalnya :

                                      (1)   Pelaksanaan P2WKSS.

                                      (2)   Pelaksanaan program KB.

                                      (3)   Pelaksanaan program UP2K-PKK.

                                      (4)   Dan lain sebagainya.

                              3)     Keberhasilan

                                      Berisi kegiatan yang menonjol dan hasilnya dapat dirasakan oleh keluarga dan masyarakat sekitarnya.

                              4)     Hambatan-hambatan / permasalahan

                                      Hal-hal yang dihadapi sehingga pelaksanaan kegiatan tidak sesuai seperti yang diharapkan.

                              5)     Kesimpulan dan Saran

                                      Setiap laporan agar disimpulkan dengan singkat dan padat berisi garis besar laporan yang telah ditulis dan hendaknya menyampaikan saran penyelesaian dari hambatan/ permasalahan yang dihadapi dengan harapan agar ada jalan keluar/ pemecahan masalah yang dapat dilaksanakan oleh TP PKK setingkat di atasnya atau pada tahap selanjutnya.

                              6)     Penutup



               b.     Sistematika pembuatan Laporan Khusus adalah :

                       1)     Pendahuluan

                              Berisi maksud dan tujuan laporan tersebut dibuat

                       2)     Uraian Keadaan dan Permasalahan

                              Menguraikan keadaan atau kejadian sehubungan dengan persoalan atau masalah yang dihadapi.

                       3)     Uraian tentang faktor-faktor yang mempengaruhi atau berpengaruh pada kegiatan tersebut.

                       4)     Analisa

                              Suatu analisa yang berisi pembahasan tentang kejadian.

                       5)     Kesimpulan dan Saran

                       6)     Penutup



        3.     Masa Pelaporan

               a.     Desa/Kelurahan kepada ketua TP PKK Kecamatan, dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK Desa/ Kelurahan satu tahun sekali yaitu pada bulan Desember, tahun bersangkutan.

               b.     Kecamatan kepada Ketua TP PKK Kabupaten dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK Kecamatan satu tahun sekali, yaitu pada bulan Januari, tahun berikutnya.

               c.     Kabupaten/ Kota kepada Ketua TP PKK Provinsi dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK Kabupaten/ Kota satu tahun satu kali, yaitu pada bulan Januari.

               d.     Provinsi kepada Ketua Umum TP PKK dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK Provinsi satu tahun satu kali yaitu pada bulan Januari.

               e.     Pusat kepada Pelindung Utama PKK, Pelindung PKK dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK, pada bulan Februari.



B.    SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) PKK



        1.     Pengertian

               Sistim Informasi Menejemen (SIM) adalah suatu proses pengumpulan data secara sistimatis sehingga menghasilkan suatu informasi sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan. SIM PKK diharapkan mampu memberi data dan informasi tentang 10 Program Pokok PKK secara cepat, tepat, akurat dan menyeluruh mulai dari tingkat Dasawisma, Desa/ Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota, Provinsi dan tingkat Pusat.

               a.     Sumber data dari Kelompok Dasawisma adalah keluarga-keluarga anggota kelompok Dasawisma.

               b.     Sumber data TP PKK Pusat adalah penjumlahan dari data laporan TP PKK Provinsi.



        2.     Pemanfaatan Data

               Data dimanfaatkan sebagai bahan :

               a.     Penyusunan Rencana Kerja

                       Dari data yang ada dapat dijadikan dasar dan akan mempermudah dalam menyusun rencana kerja berikutnya.

               b.     Untuk Evaluasi

                       Dari hasil evaluasi ini dapat dibuat perencanaan kegiatan dalam pemecahan masalah.

                       Misalnya :

                       Dalam Catatan Kelahiran Kematian Bayi dan Kematian Ibu Hamil Melahirkan dan  Nifas  di  Kelompok  Dasawisma.  Kalau terdapat angka kematian bayi ± 50 kasus  disebabkan karena diare, maka angka ini dapat kita baca bahwa pada bulan tersebut ada wabah diare di wilayah tersebut. Tindakan pencegahan terhadap penularan penyakit diare tersebut harus lebih ditingkatkan.

               c.     Untuk Tindak Lanjut

                       Data tindak lanjut dapat digunakan untuk membuat rencana kegiatan.

                       Misalnya :

                       Suatu kasus angka kematian bayi tinggi karena diare.

                       Dengan kasus tersebut dibuat tindak lanjut antara lain :

                       1)     Peninjauan lapangan untuk melihat fakta di lapangan

                       2)     Setelah mengetahui kenyataan, kemudian memberikan informasi kepada Kepala Daerah setempat.

                       3)     Disamping memberikan informasi diadakan penyuluhan untuk membatasi menjalarnya penyakit.



C.    PENGARSIPAN

        1.     Pengertian

               Pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam penyelenggaraan administrasi. Adanya arsip sebagai bukti-bukti kegiatan dapat mempermudah apabila yang berkepentingan setiap saat memerlukan catatan-catatan.

               Pengarsipan meliputi penyimpanan, penggunaan, penyaluran dan pemusnahan arsip-arsip yang sudah lama.



        2.     Maksud dan Tujuan

               Pengarsipan dimaksudkan untuk memperoleh satu pengertian dan satu tata cara yang seragam di lingkungan Tim Penggerak PKK. Adapun tujuannya agar arsip dapat dijadikan bahan bukti dan alat pengingat yang setiap saat diperlukan, dapat disajikan kembali secara mudah dan cepat untuk kepentingan pelaksanaan tindakan administrasi.



        3.     Wewenang

               Yang berwenang mengurus arsip adalah Sekretariat TP PKK di setiap jenjang. Arsip tidak diperkenankan dibawa pulang. Apabila sangat diperlukan, peminjaman arsip harus seizin Sekretaris Umum/ Sekretaris.

               Arsip yang asli tetap harus berada di Sekretariat, apabila diperlukan dapat difoto copy.



        4.     Cara Penyimpanan Arsip

               Surat, naskah yang bersifat khusus (Keputusan, Surat Kuasa/Mandat, Surat Tugas, Laporan, Hasil Rapat dan sebagainya) disimpan berdasarkan masalah dan penomoran, serta tahun dikeluarkannya surat/naskah tersebut.

               Penyimpanan untuk surat/ naskah yang berasal dari TP PKK atau dari Instansi Pemerintah, LSM diatur berdasarkan bidang kegiatan dan tahun diterima atau dikeluarkannya surat/naskah tersebut.

               Arsip yang dianggap penting perlu disampaikan ke Arsip Nasional.



        5.     Hal-hal Penting yang perlu diperhatikan

               Dalam pelaksanaan pengarsipan surat/ naskah dilingkungan TP PKK diserahkan  kepada petugas kearsipan yang dilaksanakan melalui proses:

               a.     Pencatatan

               b.     Penyimpanan

               c.     Pemeliharaan

               d.     Penyajian kembali

               e.     Penilaian

               f.     Pemusnahan

        6.     Semua surat/naskah yang diterima sebagai arsip selanjutnya dicatat dalam buku Agenda Surat.

        7.     Semua jenis surat/naskah penyimpanannya dimasukkan kedalam map jepitan yang besar dari kartoon tebal (odner), atau map biasa.

        8.     Pada sebelah luar dari setiap ordner/map dapat ditulis suatu judul tahun sesuai dengan masalahnya atau nomor kode yang sesuai dengan isinya.

        9.     Untuk menemukan kembali suatu arsip, dipergunakan Buku Agenda.

        10.   Macam-macam Arsip

               a.   Arsip dinamis, ialah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan serta penyelenggaraan tugas dilingkungan TP PKK.

               b.     Arsip semi statis, ialah arsip yang jarang atau tidak langsung digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan tugas sehari-hari tetapi masih disimpan untuk kepentingan yuridis, sejarah dan lain-lainnya.

               c.     Arsip statis, ialah arsip yang digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban yuridis sejarah dan lain-lainnya.

        11.   Secara administrasi dan keamanan, arsip dibagi dalam :

               a.     Arsip biasa yaitu surat atau naskah yang digolongkan biasa.

               b.     Arsip rahasia ialah surat atau naskah yang digolongkan rahasia.

        12.   Pemusnahan Arsip

               a.     Dilakukan pada waktu-waktu tertentu (minimal 5 tahun) oleh suatu Tim yang dibentuk Ketua Umum bagi  Pusat dan Ketua bagi Provinsi sampai dengan Desa/Kelurahan.

               b.     Untuk setiap pemusnahan dibuat Berita Acara.

               c.     Pemusnahan yang menyimpang dari ketentuan tersebut hanya dapat dilakukan atas keputusan Ketua Umum di Pusat, Ketua untuk Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan.


BAB IV

PENUTUP





Pedoman Administrasi PKK ini merupakan ketentuan dalam pelaksanaan Administrasi Umum termasuk SIM PKK serta Administrasi Keuangan TP-PKK, sehingga terlaksana kesamaan format administrasi TP-PKK dari Pusat sampai dengan Desa/Kelurahan.

Dalam pelaksanaannya ada hal-hal yang dapat disesuaikan dengan situasi, kondisi dan keadaan daerah, namun hal-hal yang sifatnya prinsip diberlakukan secara seragam dan menyeluruh. 




Lampiran  III-1

         



PEMBERDAYAAN DAN KESEJAHTERAAN KELUARGA





 KEPUTUSAN

NOMOR :......./KEP/PKK ………/......../2010




TENTANG

…………………………………………………………

…………………………………………………………



KETUA UMUM / KETUA TIM PENGGERAK PKK



Menimbang                    : ………………………………………………………….........................................

                                      ………………………………………………………….........................................



Mengingat                     : 1. ………………………………………………………….....................................

                                      2. ……………………………………………………………..................................

                                      3. ……………………………………………………………..................................



Memperhatikan              : ………………………………………………………….........................................

                                      ………………………………………………………….........................................



MEMUTUSKAN  :



MENETAPKAN               : ………………………………………………………….........................................

PERTAMA                      : ………………………………………………………….........................................

                                      ………………………………………………………….........................................



KEDUA                          : ………………………………………………………….........................................

                                      ………………………………………………………….........................................



KETIGA                         : ………………………………………………………….........................................

                                      ………………………………………………………….........................................



Ditetapkan di              : …………………………………

Pada tanggal               : ………………………     2010





KETUA UMUM/KETUA





……………………………………………….

Nama Penanda Tangan

Tembusan, disampaikan kepada :

  1. Yth. ……………………….
  2. Yth. ……………………….
  3. Yth. ……………………….


Lampiran   III-2



KOP SURAT
 




SURAT KUASA 




NOMOR : .........../SK/PKK……../…...../2010





             Yang bertanda tangan dibawah ini :



N a m a           : …………………………………….................

Jabatan            : ……………………………………………………

Alamat             : ……………………………………………………





             Memberikan kuasa kepada :



N a m a           : …………………………………………………….

Jabatan            : ……………………………………………………

Alamat             : ……………………………………………………





Untuk ……………………………………………………………………………......................................

……………………………………………………………………………………........................................

……………………………………………………………………………………….....................................





Dikeluarkan di            : ……………………………

Pada tanggal   : ………………………..... 2010








Yang Diberi Kuasa,                                                         Yang Memberi Kuasa;







……………………….........                                                  …………………………......

Nama Penanda Tangan                                                   Nama Penanda tangan










Lampiran  III-3

KOP SURAT
 




SURAT KETERANGAN

NOMOR : .........../KTR/PKK………/......./2010





Yang bertanda tangan dibawah ini :



N a m a             : ……………………………………………………................

Jabatan             : ……………………………………………………................

Alamat              : ……………………………………………………................





Menerangkan bahwa  :



N a m a             : ……………………………………………………................

Jabatan             : ……………………………………………………................

Alamat              : ……………………………………………………................





adalah  ……………………………………………………………………………......................................

……………………………………………………………………………………..........................................

……………………………………………………………………………………….......................................

Surat keterangan ini diberikan kepada yang bersangkutan …………………........................

……………………………………………………………………………………….......................................



            Demikian untuk menjadi maklum.



Dikeluarkannya di    : ……………………….........

Pada tanggal            : …………………….... 2010




KETUA UMUM/KETUA





……………………………………………….

Nama Penanda Tangan







Lampiran  III-4

 
KOP SURAT





Nomor  Surat        : ......../Skr/PKK……./V/10                              ……………, ...………………...........

Lampiran              :

Perihal                 :

                                                                                                Kepada

                                                                                                Yth. ……………………..................

                                                                                                       ……………………..................

                                                                                                       ……………………..................

                                                                                                Di

                                                                                                       ……………………..................



         Kata pembuka, ………..…………………………….............……………....................

……………………….………………………………………………….........................................

………………………………………………………………………….........................................



         Isi/Maksud surat, ………..……………………………………….................................

……………………………………………..…………………………….........................................

………………………………………………..………………………….........................................

                     Penutup,.……………………………………………………………..................................

………………………………………..………………………………….........................................

…………………………………………..……………………………….........................................





Ketua Umum/Ketua,





………………………................

Nama  jelas penanda tangan



Tembusan  :

1.     Yth. ……………………..

      Selaku Ketua Dewan Penyantun TP. PKK …………….

2.     Yth. ………………..






Lampiran  III-5

KOP SURAT
 




SURAT EDARAN




NOMOR : E/……/PKK………/……../2010





TENTANG



…………………………………………………….

…………………………………………………………



  1. ……………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………



  1. ………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………



  1. ………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………



  1. Demikian  ………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………









Dikeluarkan  di          : …………………………………

Pada tanggal             : …………………………….2010



KETUA UMUM/KETUA





……………………………………………….

Nama Penanda Tangan








Lampiran  III-6

KOP SURAT





PENGUMUMAN




NOMOR : Peng ………. /PKK……………./………/2010





TENTANG



HARI  LIBUR  TUTUP  TAHUN





       Dalam rangka menyongsong Tahun Baru 2011 dengan ini diumumkan bahwa Kantor Sekretariat Tim Penggerak PKK ………….. akan ditutup pada tanggal ………. s.d ……. 2011.



       Kegiatan Kantor akan dimulai kembali pada tanggal , ……………………………



       Demikian untuk menjadi maklum dan atas perhatiannya diucapkan terimakasih.







Dikeluarkan di               : …………………………

Pada tanggal                  : …………………….……     2010




KETUA UMUM/KETUA





……………………………………………….

Nama Penanda Tangan



Tembusan, disampaikan kepada :

  1. Yth. ……………………….
  2. Yth. ……………………….
  3. Yth. ………………………




Lampiran  III-7

 


KOP SURAT





Jakarta, ………………………20..…



                                                                                                Kepada :

                                                                                    Yth .……………………...................

                                                                                          ………………………...................

                                                                                                Di

                                                                                                   ……………….................





UNDANGAN




NOMOR : UND ………. / Skr/PKK………………./......../2010





       Dengan ini kami harapkan kehadiran Ibu/Bapak  pada acara rapat ……………………. yang akan diselenggarakan pada :



Hari/tanggal       : …………………………………..

Waktu               : ………………………………....

Tempat              : …………………………………..

Acara                : …………………………………..

                            …………………………………..

Pakaian             : …………………………………..



Atas perhatian dan kehadiran Ibu/Bapak, diucapkan terimakasih.





An. KETUA UMUM/KETUA

Sekretaris Umum/Sekretaris





……………………………………………….

Nama Penanda Tangan



Tembusan, disampaikan kepada :

  1. Yth. ……………………….
  2. Yth. ……………………….
  3. Yth. ………………………


Lampiran  III-8

 


KOP SURAT





                      





NOMOR : ……/S.P/Skr/PKK………../......../2010







                                                                                      Kepada

                                                                             Yth.    ……………………..

                                                                                      ……………………..





<><><> <><><> <><><> <><><> <><><> <><><> <><><> <><><> <><><> <><><> <><><> <><><>
NO
YANG DIKIRIM
BANYAKNYA
KETERANGAN
1
2
3
4



















 

Jakarta, ……………………………………………..2010



An. KETUA UMUM/KETUA

Sekretaris Umum/Sekretaris





……………………………………………….

Nama Penanda Tangan



Tembusan, disampaikan kepada :

  1. Yth. ……………………….
  2. Yth. ……………………….
  3. Yth. ………………………



Sumber : KEPUTUSAN KETUA UMUM TP. PKK PUSAT NOMOR : 04/KEP/PKK PST/
VII/2010 & PENGESAHAN MENDAGRI (KEPMENDAGRI NOMOR :
411-4 561 TAHUN 2010.







































 












Tidak ada komentar:

Poskan Komentar